DIAGNOSTICAR EL MANEJO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS EMPRESAS AFILIADAS A FENALCO SAN GIL
“BRINDAR ASESORÍA EN LA IMPLEMENTACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DIRIGIDA A EMPRESAS ASOCIADAS EN GREMIOS DEL MUNICIPIO DE SAN GIL”
GRUPO TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
SENA CENTRO AGROTURÍSTICO
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
COMPETENCIA: PROCESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
SAN GIL
2011
DIAGNOSTICAR EL MANEJO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS EMPRESAS AFILIADAS A FENALCO SAN GIL
“BRINDAR ASESORÍA EN LA IMPLEMENTACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DIRIGIDA A EMPRESAS ASOCIADAS EN GREMIOS DEL MUNICIPIO DE SAN GIL”
GRUPO TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
Rosa Milena Arenas Martínez
Instructora
SENA CENTRO AGROTURÍSTICO
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
COMPETENCIA: PROCESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
SAN GIL
2011
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1. GLOSARIO………………………………………………………………………….... 5
2. JUSTIFICACIÓN…………………………………………………………………….... 6
3. OBJETIVOS………………………………………………………………………….... 7
3.1 OBJETIVO GENERAL……………………………………………………………… 7
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS…………………………………………………….…. 7
4. HIPÓTESIS……………………………………………………………………………. 8
5. MARCO TEÓRICO………………………………………………………………….... 9
5.1 GESTIÓN DOCUMENTAL……………………………………………………….… 9
5.1.1 La importancia de la Gestión Documental………………………...………..10
5.1.2 Objetivos de la gestión documental………………………………..………..11
5.1.3 Características de la Gestión Documental…………………...……………..11
5.1.4 Campo de aplicación de la Gestión Documental..………………….……..11
5.2 AGREMIACIONES………………………………………………………………….12
5.2.1 Agremiación empresarial………………………………………………………12
5.3 FENALCO…………………………………………………………………………...14
5.3.1 Objetivos………………………………………………………………………..…15
5.3.2 Seccionales……………………………………………………………………….15
5.3.3 Actividades que realiza FENALCO San Gil……………………………….…17
5.3.4 Junta directiva FENALCO San Gil 2011-2013…………………………........18
5.4 LA ENCUESTA……………………………………………………………..............20
5.4.1 Tipos de encuesta……………………………………………………………….20
5.4.2 Característica de la encuesta……………………………………………….…21
5.4.3 Pasos para realización de la encuesta……………………………………....21
6. TRABAJO DE CAMPO………………………………………………………………23
7. CONCLUSIONES…………………………………………………………………….35
8. ANEXOS…………………………………………………………………………….…36
8.1 LISTADO DE EMPRESAS ENCUESTADAS..…………………………………..36
8.2 MODELO DE ENCUESTA…………………...…………………………………….39
8.3 MODELO DE TABLA DE RETENCIÓN…………………….…………………....43
9. BIBLIOGRAFÍA……………….………………………………………………..…….44
1. GLOSARIO
1. Afiliar: Incorporar o inscribir a alguien en una organización o en un grupo.
2. Diagnosticar: Recoger y analizar datos para evaluar problemas de diversa naturaleza.
3. FENALCO: Federación Nacional de Comerciantes. Entidad gremial, de carácter permanente, civil y privado, sin ánimo de lucro, encargada de fomentar el desarrollo del comercio y de orientar, representar y proteger sus intereses, dentro de un criterio de bienestar y progreso del país.
4. Gremio: Es una organización sin ánimo de lucro que reúne a empresas, personas naturales y entidades jurídicas del orden nacional, pertenecientes algún sector económico específico.
5. Hipótesis: Es la suposición que se formula provisionalmente para guiar la investigación, la cual debe demostrarla o negarla.
6. Tabla de retención: Es un documento en el cual se registra el listado de series con sus respectivos tipos documentales, a las cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
7. Tabulación: Consiste en determinar grupos, subgrupos, clases o categorías en los que puedan ser clasificadas las respuestas de la encuesta aplicada en la investigación, resumiendo los datos en tablas estadísticas.
1. JUSTIFICACIÓN
En este proyecto de investigación, se busca dar inicio al desarrollo de nuestro proyecto formativo : “ Brindar asesoría en la implementación y divulgación de la Gestión Documental dirigida a empresas asociadas en gremios del municipio de San Gil “ a través del diagnóstico sobre el manejo de la gestión documental en las empresas afiliadas a FENALCO San Gil, con el fin de apropiar nuestros conocimientos en la metodología de la investigación, dar a conocer nuestro perfil ocupacional como tecnólogos en Gestión Documental, tener contacto empresarial y posteriormente lograr desempeñar nuestros conocimientos de manera armónica teniendo en cuenta las políticas, planes, programas, proyectos y realidades del tema y naturaleza del ente empresarial, buscando así el mejoramiento continuo de esta gestión.
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Conocer e identificar los procesos archivísticos de las empresas afiliadas a FENALCO San Gil. (Proyecto formativo: Brindar asesoría en la implementación y divulgación de la gestión documental dirigido a empresas asociadas en gremios del municipio de San Gil).
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
· Documentar e investigar sobre los diferentes contenidos: gestión documental, normatividad, agremiaciones, fuentes y tipos de investigación.
· Determinar la muestra de las empresas, las cuales se van a investigar a través de los diferentes métodos: encuesta, cuestionario y/o entrevista.
· Diseño del instrumento de investigación: Encuesta, cuestionario y/o entrevista.
· Aplicación del instrumento de investigación (Trabajo de campo).
· Organizar y tabular la información obtenida de los instrumentos de investigación.
· Elaborar el informe de la investigación realizada.
3. HIPÓTESIS
Las empresas afiliadas a FENALCO San Gil, no tienen conocimiento de las normas relacionadas con la gestión documental, por tal motivo sus archivos no son manejados adecuadamente.
5. MARCO TEÓRICO
5.1 GESTIÓN DOCUMENTAL
El manejo documental es una actividad que se viene realizando desde el inicio de la escritura, que nació debido a la necesidad de documentar o fijar actos administrativos, transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.
La mejor manera de llevar los documentos es archivándolos ordenadamente, aplicando las normas técnicas y prácticas necesarias para el manejo de un archivo, el cual permitirá clasificar y conservar los documentos útiles para la empresa y/o entidad.
Los cambios tecnológicos han permitido la modificación y la utilización de nuevas herramientas brindando mayor facilidad a la hora de archivar los documentos: archivos digitales, microfilmación, tabla de retención, muebles y/o estantes especiales para archivo con tecnología, seguridad y material apropiado.
Según la ley 594 del 2000,[1] se define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Así mismo la ley 594 del 2000 define el archivo como:
· Un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de la historia.
· Institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Además, dentro de nuestro proceso de investigación, para desarrollar el marco teórico se realizó una entrevista en el Centro agro-turístico SENA San Gil, con la funcionaria Grezia Zambrano Pallares[2]:
“El Manejo documental es un proceso que permite gestionar de una forma técnica la organización de los documentos de las entidades basándose en las normas legales vigentes, permitiendo que los archivos estén de alguna forma controlados y conservados a partir de la herramienta fundamental que son las tablas de retención documental, las cuales son la guía para el manejo adecuado de los archivos”.
Además, manifestó: el SENA maneja procesos y procedimientos, cada uno de ellos con una documentación que se produce diario o mensualmente. Se debe organizar con las tablas de Retención Documental. Esta información se conserva en el caso que sea requerida por alguna de las dependencias (presupuesto, planeación, coordinación académica, etc). Cada proceso tiene un color que lo identifica para su fácil búsqueda. El archivo se mantiene durante un tiempo determinado, se elabora un inventario documental y posteriormente es transferido a la regional de Bucaramanga.
5.1.1 La importancia de la Gestión Documental
Algunos de los beneficios que brinda el manejar correctamente el archivo es:
· Permite obtener fácilmente la información solicitada en su debido momento.
· Facilita la acreditación y certificación por parte de las normas de calidad.
· Minimiza el tiempo y el costo en la consulta de un documento.
· “Mejora la atención a los clientes”[3].
· “Reduce los costos legales”[4].
· Aumenta la satisfacción de los clientes.
· Los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones.
5.1.2 Objetivos de la Gestión Documental
Los objetivos de una correcta gestión y planificación del archivo son:
· Mejorar la utilización de los recursos humanos y materiales.
· Facilitar la localización de documentos.
· Saber aprovechar el espacio.
· Incremento en la productividad de las personas.
· Visualizar un mejor aspecto al lugar.
· Prever a la empresa de problemas legales.
5.1.3 Características de la Gestión Documental
Las principales características de un archivo son:
· Tener fácil acceso a las personas capacitadas en cualquier momento.
· Se deben establecer prácticas de control y sencillez en el manejo de la información.
· Poseer suficiente capacidad de almacenamiento que permita la adecuada organización.
· Marcar los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su ubicación por términos semejantes y para su posterior localización.
5.1.4 Campo de aplicación de la gestión documental
Aprovechando nuestro perfil académico- laboral, y en búsqueda del desarrollo de nuestro proyecto formativo: “brindar asesoría en la implementación y divulgación de la Gestión Documental dirigido a empresas asociadas en gremios del municipio de San Gil”, decidimos realizar el diagnóstico de la gestión documental con la agremiación empresarial: FENALCO San Gil
Por ello desarrollamos algunas investigaciones como:
5.2 AGREMIACIONES
Las agremiaciones son entidades formadas por un conjunto de socios para la persecución de un fin común, generalmente sin ánimo lucro con una gestión democrática que agrupa a personas naturales y/o jurídicas.
5.2.1 Agremiación Empresarial
La evolución y globalización del mercado ha exigido la creación de agremiaciones empresariales las cuales ofrecen representación y apoyan el fortalecimiento de las cadenas productivas ofreciendo un mejor desarrollo económico dentro y fuera del país, a través de capacitaciones, seminarios, simposios ,festivales, convenios educativos, conferencias y asesorías relacionadas con el tema empresarial, satisfaciendo las necesidades y expectativas de los empresarios.
Para crear una agremiación se debe tener en cuenta:
· Reconocimiento institucional sólo cuando hay eminente interés público que beneficia el bien común.
· No haber discriminación de las personas de la misma comunidad.
· Debe de ser democrática[5].
En Colombia se reconocen agremiaciones empresariales como[6]:
Asociación Colombiana de Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantías | ||||||||
Asociación Nacional de Industrias Financieras | ||||||||
Asociación Nacional de Empresario de Colombia | ||||||||
Cámara Colombiana de la Construcción | ||||||||
Federación Nacional de Comerciante | ||||||||
5.3 FENALCO
La Federación Nacional de Comerciantes, FENALCO, es una entidad gremial, de carácter permanente, sin ánimo de lucro, encargada de fomentar el desarrollo del comercio y de orientar, representar y proteger sus intereses, dentro de un criterio de bienestar y progreso del país. Actúa de acuerdo con las leyes Colombianas, siendo su finalidad la de promover el desarrollo del comercio privado de bienes y servicios, y velar porque la actividad comercial continúe desempeñando en el futuro la función social, política y económica que corresponde. Aglutina a los comerciantes particulares que realizan actividades mercantiles ajustadas a las leyes y a los principios de la moral y la ética comercial[7].
Esta entidad busca mantener la buena imagen que se compone principalmente del prestigio, reconocimiento y buenas relaciones personales y empresariales.
Misión
FENALCO trabaja por el bien de la Nación y el desarrollo del comercio. Para esto busca la justicia social, lucha por afianzar las instituciones democráticas y promueve la solidaridad gremial, eficiencia y modernización de los empresarios colombianos. Impulsa el desarrollo intelectual, económico y social, de todas las personas vinculadas al Gremio, y es un foro de discusión sobre los problemas del país[8].
Visión
El gremio continuará siendo reconocido como el principal vocero del comercio, defensor de la iniciativa privada y de la libertad de empresa. La organización, con una estructura sectorial eficiente, agrupará al mayor número de empresarios posible con el fin de promover su desarrollo y productividad.
Dispondremos de excelentes comunicaciones, y una estructura administrativa y financiera regida por principios de eficiencia y mejoramiento continuo. El portafolio de productos y servicios estará fortalecido mediante una coordinación central que velará por el progreso de toda la Federación.
Dispondremos de excelentes comunicaciones, y una estructura administrativa y financiera regida por principios de eficiencia y mejoramiento continuo. El portafolio de productos y servicios estará fortalecido mediante una coordinación central que velará por el progreso de toda la Federación.
Seguiremos colaborando con la modernización de nuestros afiliados, con especial atención a los tenderos, a los pequeños y a los medianos comerciantes. Este proceso estará acorde con la internacionalización de la economía colombiana[9].
5.3.1 Objetivos
· Trabajan buscando la eficacia de las actividades y procesos, a través del desarrollo de una cultura de mejora continua.
· Satisfacen las necesidades y expectativas de sus clientes a través de una adecuada representación gremial, suministro de información oportuna y veraz, y apoyo en el desarrollo competitivo.
· Logran la conservación de los afiliados actuales y aumentan los afiliados a la federación, mediante la gestión de actividades de mercadeo.
· Desarrollan una estructura administrativa y financiera que permita obtener una adecuada rentabilidad y que garantice la supervivencia de la Federación.
· Promueven la solidaridad gremial, la eficiencia y modernización de los empresarios santandereanos, impulsando su desarrollo intelectual, económico y social, sirviendo como foro de discusión de los problemas de la región.
· Mantienen relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores para contar con talento humano externo, recursos técnicos, administrativos y financieros de óptima calidad que garanticen la prestación de los servicios.
· Apoya el desarrollo de las competencias del recurso humano como base para el logro de un adecuado funcionamiento de la organización y el desarrollo del sentido de pertenencia Fenalquista.
5.3.2 Seccionales
FENALCO VALLE
| ||||||||
FENALCO TOLIMA www.fenalcotolima.com.co fenalcotolima@fenalco.com.co | ||
FENALCO META www.fenalco.com.co/fenalco/pagina_meta/index.htm fenalcometa@fenalco.com.co | ||
FENALCO CUNDINAMARCA |
FENALCO VALLE www.fenalcovalle.com.co fenalcovalle@fenalco.com.co | |||
FENALCO SANTANDER www.fenalcosantander.com.co fenalcosantander@fenalco.com.co | ||
FENALCO TOLIMA www.fenalcotolima.com.co fenalcotolima@fenalco.com.co | ||
FENALCO META www.fenalco.com.co/fenalco/pagina_meta/index.htm fenalcometa@fenalco.com.co | |||
FENALCO CUNDINAMARCA |
FENALCO SECCIONAL SAN GIL.
Director (a): Johana Lucia Miranda Moreno
Dirección: Cra. 10 No. 12-37 Of. 209
Email: fenalcosangil@fenalco.com.co
Teléfono: 7245818
5.3.3 Algunas actividades que realiza FENALCO San Gil
· FENALCO organizó en el parque el Gallineral de San Gil una actividad para las mujeres con el fin de celebrar su día, en el año 2009.
· El junio del 2009 se firmó un convenio entre SENA Centro Agroturístico y FENALCO con la finalidad de dar inicio a la TECNOLOGÍA EN ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL para sus afiliados. A la fecha tenemos dos tecnologías en proceso de formación
· FENALCO realizó en el 2011 un foro de movilidad para descongestionar las vías.
· FENALCO Santander lideró una jornada nacional con el fin de no permitir la explotación de oro en el páramo de Santurbán, para cuidar el medio ambiente a su alrededores, el día 24 de marzo 2011[10].
· FENALCO San Gil realizó una actividad donde los aprendices de FENALCO - SENA de la tecnología administración empresarial se encontraron realizando la competencia de talento humano el día 18 de abril del 2011[11].
· En San Gil se llevó a cabo la asamblea de socios número 18 el día 3 de mayo 2011, con el fin de rendir cuentas de la agremiación, aprobar las nuevas proyecciones para el futuro y homenajear a los comerciantes comprometidos con el comercio[12].
· FENALCO apoya al afiliado ofreciéndole asesoría jurídica, comercial y laboral con el fin de que él pueda cumplir a cabalidad sus obligaciones.
· FENALCO lideró una capacitación de manipulación de alimentos.
· FENALCO dispone de una revista llamada Noti-FENALCO, la cual tiene como objetivo informar a sus asociados acerca de los eventos próximos, la cual es producida trimestralmente.
· En el último año FENALCO ha venido gestionando diversos proyectos como lo es la puesta en marcha del aeropuerto Los Pozos y el anillo vial que de San Gil conduce al Socorro en gestión con la Aeronáutica Civil, la Gobernación de Santander, Diputados y Senadores del Departamento.
· Algunos eventos exitosos que FENALCO realizó en la provincia, se llevaron a cabo durante las ferias y fiesta y en los encuentros empresariales dirigidos a un público específico, como lo fueron los seminarios, las conferencias, las actividades de fortalecimiento y las capacitaciones en alianza con el SENA y la Cámara de Comercio seccional San Gil, uno de los encuentros con mayor concurrencia fue la primer rueda de negocios entre empresarios de la región, teniendo como fin un año más exitoso en las actividades del gremio.
· Algunos de los servicios que presta FENALCO a sus afiliados son las Asesorías Jurídicas, Fenal Cobra, Club de Amigos y Pro Crédito, para un mejor desempeño y resultado en sus actividades comerciales, así mismo para lograr un mejor acercamiento hacia las empresas de FENALCO San Gil obtendremos ayuda.
5.3.4 Junta Directiva FENALCO San Gil 2011- 2013[13]
Luis Humberto Porras Rueda (Casa Del Comercio)
Luis Francisco Ruiz Cediel (Coohilados Del Fonce)
Fabio Corzo Ortiz (Rivano Cueros al Vegetal)
Jimmy Archila Silva (Cala asociados)
Antonio Ramírez Bernal (Ladrillera Versalles)
Luis Fernando Reyes (Asoparsa)
Gerardo Norato Hernández (San Gil Travel)
Edgar Lesmes Rodríguez (Sura Rodríguez- Lesmes)
Mauricio Berardlnelli Gonzales (Deposito el Nogal)
Martha Gema Núñez Martínez (Hotel Bella Isla)
Deysi Sánchez Castro (Casitas Soluciones)
Roció Del Pilar García Blanco (Corpocides)
Oscar Fernando Rodríguez Ortega (Financiera Comultrasan)
Johana Lucia Miranda Moreno (Directora Ejecutiva).
Para el desarrollo de nuestra investigación seleccionamos como instrumento de recolección de información LA ENCUESTA por la facilidad de tabulación e interpretación de los resultados, bajos costos y facilidad al desarrollarla con los empresarios por permitir pregunta y respuesta cerrada a diferencia de la entrevista.
5.4 LA ENCUESTA
Es un estudio en el cual el investigador no modifica el entorno. La información es recolectada por medio de una serie de preguntas dirigidas a una muestra representativa o al total de la población estadística en estudio, conformada por personas, empresas u organizaciones con el fin de obtener datos precisos, opiniones, características o hechos específicos El investigador debe seleccionar las preguntas más convenientes, de acuerdo con la naturaleza de la investigación.
5.4.1 Tipos de encuesta
· Encuesta personales:
Son aquellas en las que el entrevistador se dirige al lugar de trabajo, hogares, empresas, oficinas, etc.…y realiza una serie de preguntas claras y concisas con las que pretende recolectar de manera rápida la información necesaria de su proyecto investigativo.
· Encuestas por correo:
Permite obtener gran cantidad de información disminuyendo sus costos, el entrevistado se siente tranquilo y puede ser más sincero a la hora de dar respuestas pues no siente la presión del investigador. Entre las desventajas encontradas podemos resaltar que la encuesta por correo no es flexible y lleva un poco más de tiempo en su realización y posee poca acogida en el público.´
· Encuestas telefónicas:
Son las de mayor uso por que facilitan al investigador una mayor interacción con el encuestado y, así mismo él puede obtener respuestas claras. Requieren un elevado costo para su desarrollo en comparación con las encuestas por correo.
5.4.2 Características de la encuesta
· La encuesta es objetiva.
· Las preguntas de una encuesta son cerradas por lo tanto no permite que el encuestado de su opinión.
· La encuesta busca poder tabular las repuestas.
· La encuesta no toma como tal una población completa, solo selecciona una muestra y esta responde por el total de la población.
· Evalúa periódicamente los resultados.
· Distingue variables demográficas, económicas y sociales.
5.4.2 Pasos para la realización de la encuesta
· Determinar los objetivos de la encuesta justificando de manera clara el fin de la investigación.
· Determinar la información requerida investigando los datos ajustados a la misma con el objeto de llevar a cabo los objetivos propuestos.
· Diseño de las preguntas correspondientes las cuales nos señalaran los resultados.
· Asignar la población a la cual irá dirigida la encuesta .En este caso Empresas afiliadas a FENALCO San Gil.
· Establecer el número de encuestas que se realizaran. Para ello se necesita efectuar la fórmula para determinar la muestra la cual nos permite obtener un número representativo del total de la población que vamos a estudiar[14]:
n = (Z²pqN) / (Ne² + Z²pq)
Donde:
n: muestra: es el número representativo del grupo de personas que queremos estudiar (población) y, por tanto, el número de encuetas que debemos realizar, o el número de personas que debemos encuestar.
N: población: es el grupo de personas que vamos a estudiar, las cuales podrían estar conformadas, por ejemplo, por nuestro público objetivo.
z: nivel de confianza: mide la confiabilidad de los resultados. Lo usual es utilizar un nivel de confianza de 95% (1.96) o de 90% (1.65). Mientras mayor sea el nivel de confianza, mayor confiabilidad tendrán los resultados, pero, por otro lado, mayor será el número de la muestra, es decir, mayores encuestas tendremos que realizar.
e: grado de error: mide el porcentaje de error que puede haber en los resultados. Lo usual es utilizar un grado de error de 5% o de 10%. Mientras menor margen de error, mayor validez tendrán los resultados, pero, por otro lado, mayor será el número de la muestra, es decir, mayores encuestas tendremos que realizar.
p: probabilidad de ocurrencia: probabilidad de que ocurra el evento. Lo usual es utilizar una probabilidad de ocurrencia del 50%.
q: probabilidad de no ocurrencia: probabilidad de que no ocurra el evento. Lo usual es utilizar una probabilidad de no ocurrencia del 50%. La suma de “p” más “q” siempre debe dar 100%.
· Aplicación de la encuesta a la muestra capturada.
· Organización y selección de la información.
· Conteo y codificación de resultados. Tabulación (Tabla o cuadro con los resultados obtenidos.) de la información a través de métodos estadísticos.
· De acuerdo con los resultados adquiridos se efectúa un análisis de los mismos para extraer las conclusiones de la tabulación realizada.
· Toma de decisiones.
6. TRABAJO DE CAMPO
Para el desarrollo de nuestra investigación utilizamos una muestra de 56 empresas de una población de 152 empresas, determinadas por la directora de FENALCO San Gil al azar por ser las empresas más grandes y representativas del gremio empresarial de la provincia Guanentina y Comunera. (Anexo n. 8.1)
Las preguntas desarrolladas en la encuesta con sus respectivos resultados son: (Anexo n. 8.2)
1. Cree usted que es importante el manejo adecuado y la gestión documental para los procesos de gestión de calidad, imagen, prestigio, organización y evidencia para la empresa?
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas el 100% consideran que es importante el manejo adecuado y la gestión documental para los procesos de gestión de calidad, imagen, prestigio, organización y evidencia para la empresa.
2. Considera que debe haber una (s) persona (s) exclusivamente encargada y responsable del archivo?
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas, el 75% consideran que debe haber un funcionario encargado exclusivamente del archivo, el 25% de las empresas manifiesta que no es importante, pues su tamaño no lo amerita, cada funcionario se hace responsable del archivo de su dependencia por tanto sus empleados deben ser multifuncionales, debido a que la contratación de una persona exclusivamente para esta labor genera costos de salario, prestaciones y espacio físico.
3. Quién administra el archivo en la empresa?
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas en un 43% el archivo es administrado por la secretaria, en un 21% las empresas dejan esta función a otro personal, entre estos se encuentran en un 65% por todos los funcionarios de la empresa y en 35%, como servicios generales, recepcionista, aprendiz SENA, asesorías comerciales y particulares. En un 20% el archivo es organizado por los funcionarios directivos, y en un 16% por la asistente de la empresa.
4. Considera que es importante la capacitación y formación del personal en el tema de la gestión documental?
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas el 100% consideran que es necesaria la capacitación y formación de una persona en gestión documental, para el manejo del archivo en cada empresa.
5. En la empresa conocen y aplican normas establecidas para la gestión documental?
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas el 50% de ellas conocen y aplican alguna norma respecto al manejo del archivo, entre estas: el Código de Comercio, la Norma 6001, la Norma 594 del 2000, la ISO 2001-2008 y la más utilizada es la ISO 9000. El otro 50% de las empresas encuestadas no conocen ninguna de estas normas de organización e identificación para su archivo, por tanto no las aplican.
6. El sistema y organización e identificación del material en archivo es:
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas el 45% utiliza el sistema alfabético, para la organización del archivo. El 20% de las empresas encuestadas hacen uso del sistema temático, en la organización de sus archivos. Un 14% de las empresas encuestadas tienen otros sistemas para su organización documental, en la mayoría de los casos las empresas hacen uso del sistema cronológico y en una menor proporción no utilizan ningún sistema de organización en sus archivos. El 13% de las empresas encuestadas utilizan el sistema numérico y un 9% hacen uso del sistema alfanumérico.
7. En la empresa, cuáles de estos elementos y/o tecnologías se utilizan para la conservación de los documentos?
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas el 46% utiliza otros métodos o tecnologías para la conservación de los documentos, combinando varios de estos, entre los cuales sobresale el uso de carpetas y az, claro está, que también se utilizan archivos digitales, microfilmación, cajas especiales y fotos en menor proporción combinados entre si. El 34% de las empresas encuestadas hacen uso sólo de carpetas, el 18% de las empresas hacen uso de az y el 2% sólo archivos digitales.
8. La empresa cuenta con un espacio establecido y suficiente para la organización y conservación de los documentos permitiendo su adecuado manejo?
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas, un 80% cuenta con un espacio establecido y suficiente para la organización y conservación del archivo de la empresa, en un 20% de las empresas encuestadas no cuentan con un espacio determinado para la ubicación de su archivo.
9. Los documentos están expuestos a:
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas, el 45% considera que sus archivos están expuestos a otros factores como animales y polvo, pero la mayoría este porcentaje aseguran que sus archivos no están expuestos a ningún factor que perjudique sus documentos. El 27% de las empresas encuestadas tienen sus archivos expuestos a la luz, el 21% a ventilación y el 7% a humedad.
10. A qué tipos de riesgos está expuesto el archivo?
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas, el 50% considera que sus archivos están expuestos a riesgos naturales, dentro 25% de las empresas encuestadas en su mayoría consideran que están expuestas a todos los riesgos mencionados y en menor proporción considera que no está expuesto a ningún riesgo. El 14% de las empresas encuestadas considera que sus archivos están expuestos a incendio y el 11% a robo.
11. Qué procedimientos aplican para controlar el riesgo al que está expuesto el archivo?
Interpretación
De las 56 empresas encuestas, el procedimiento que aplican para controlar el riesgo al que está expuesto el archivo es el siguiente, el 59% utilizan extinguidores, el 20% extintores, termostato y control de humedad, el 13% control de plagas, el 5% control de humedad y un 4% termostato.
12. En qué material están elaboradas las unidades de depósito de los archivos?
Interpretación
De las 56 de las empresas encuestadas, el material del que están elaboradas las unidades de depósito de los archivos son en un 36% madera, un 29% utilizan metálico y el 36% corresponde a otros los cuales abarcan los anteriores mencionados mas el cartón , el piso y cajas.
13. La entidad cuenta con tablas de retención documental?
Interpretación:
De las 56 empresas encuestadas un 70% no cuentan con tablas de retención para la organización documental, mientras que el 30% de las empresas si la utiliza para este fin, es decir para ordenar su información.
14. Existe un plan de prevención de desastres?
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas un 55% no tienen un plan de prevención de desastres y un 45% si cuenta con un plan de prevención de desastres.
15. Cuál es el tiempo de duración de los archivos físicos y digitales dentro de la empresa?
Interpretación
De las 56 de las empresas encuestadas, el tiempo de duración de los archivos físicos y digitales es en un 5% de 13 a 24 meses, 9% de 1 a 12 meses, 25% de 25 a 36 meses y un 61% superior a los 36 meses.
16. Qué tipo de conservación maneja con los documentos de la empresa?
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas, el tipo de conservación que manejan con los documentos de la empresa es en un 41% conservación total, 34% selección, 14% eliminación, 7% utiliza los 4 tipos conservación y un 4% microfilmación, solo una empresa no utiliza ningún tipo de conservación.
8. CONCLUSIONES
1. Basándonos en el conocimiento adquirido acerca de la metodología y las fuentes de investigación, se pudo llevar a cabo satisfactoriamente, el trabajo de campo propuesto en las empresas afiliadas a FENALCO San Gil, con el fin de desarrollar nuestra idea de investigación.
2. Por medio del desarrollo de la idea de investigación, se logró conocer parte del manejo archivístico que llevan las empresas al momento de identificar y conservar sus documentos.
3. Aplicando uno de los instrumentos de investigación como es la encuesta, se pudo recolectar la información necesaria ofrecida por las empresas, para poder realizar el diagnostico acerca del manejo documental que llevan.
4. Al momento de aplicar la encuesta en las empresas afiliadas a FENALCO San Gil, además de la información registrada en cada una de estas, se pudo visualizar algunos de los archivos que las empresas conservan en sus instalaciones, lo cual nos permite darnos cuenta de la realidad respecto al manejo de su documentación.
5. Partiendo de la información recopilada en las encuestas, se realizó la debida organización y tabulación, lo cual permitió conocer estadística y gráficamente los resultados de la investigación.
6. Las empresas afiliadas a FENALCO San Gil, en su gran mayoría no conocen los procesos archivísticos establecidos en la norma, pero si están interesadas en apoyar la evolución de la gestión documental, con el fin de ofrecer mayor calidad a sus clientes en el suministro de la información, cumplir con los requerimientos que determine la norma de certificación y administrar la información como patrimonio institucional para manejo administrativo, legal, económico y de gestión.
9. ANEXOS
9.1LISTADO DE LAS EMPRESAS ENCUESTADAS
NOMBRE DE LA EMPRESA | REPRESENTANTE LEGAL |
AGROPECUARIA LA SABANA | Heriberto Sequeda Martínez |
ASOPARSA TELESANGIL | Luis Fernando Reyes |
AUTOTRAMITES | Jorge Alonso Rodriguez |
CAJASAN SUPERMERCADO | Luz Estella Mantilla Tapias |
CALA ASOCIADOS LTDA | Jimmy Archila Silva |
CASA DEL COMERCIO | Luis Humberto Porras R. |
CASITAS SOLUCIONES INMOBILIARIAS | Daisy Sánchez Castro |
CENTRO OFTANM. DE S/GIL GALVIS RUEDA | Ivan Villamil García |
CONTACTO SEGURO | Alejandro Silva Rodriguez |
COOHILADOS DEL FONCE LTDA | Luis Francisco Ruiz Cediel |
COOP. MULTIACTIVA COMULTRASAN | Fredy Hernández Martínez |
COOPERATIVA DE CAFICULTORES DE STDER | Alvaro Cancino Gutiérrez |
COOTRAGUANENTA | Nestor Pereira |
CORPOCIDES | Rocio del Pilar García Blanco |
CORVIAS Y EMCOVIAS LTDA | Víctor Manuel Buitrago |
COTRASANGIL LTDA | Fabian Andrés Vargas Porras |
DEPOSITO DE MATERIALES EL NOGAL | Mauricio Berardinelli González |
DISPRO - ALPINA | Olga Gómez Palomino |
ESTACION DE SERVICIO LA PALOBLANCA | Fabio Bueno Duran |
FERRETERIA CONSTRUMART | Faustino Tapias Tapias |
FERROMAQUINAS SAN GIL | Euclides Salazar Rueda |
FINANCIERA COMULTRASAN | Oscar Fernando Rodriguez Ortega |
FUNDACION EDISOCIAL | Olga Lucia Gualdron Diaz |
HOTEL ABRIL | Elizabeth Abril |
HOTEL POSADA CAMPESTRE | Oscar Ardila |
HOTEL PUERTO BAHIA | Leidy Patricia Gamboa Parada |
INDUSTRIAS FIMAR | Jaime Rueda Balaguera |
INFORTEC SAN GIL | Edithsson Roman Martínez Roa |
SOL Y LUNA AGENCIA DE VIAJES | Javier Ribero García |
LADRILLERA VERSALLES DE RAMIREZ LTDA | Antonio Ramírez Bernal |
MOTOS VILLAREAL | Jesús Alberto Villareal Cárdenas |
NORGAS | Manuel Monsalve |
OPTICA AMERICANA | Fabian Caceres García |
OTONIEL SOLANO DIAZ | Otoniel Solano Diaz |
PAPELERIA Y JUGUETERIA BOLIVAR | Luis Modesto Lineros |
PLASTIFONCE | Alirio Aparicio López |
PONQUE GRANADOS | Helber Granados Nuñez |
PROCESOS PSS | Nancy galindo Collazos |
PROYECTOS Y CONSTRUCCIONES | Martha Gema Nuñez Martínez |
PUNTO EXCLUSIVO Y ALGO MAS | Marcelino Lizcano Africano |
RECARCOMPUTO | Martha Elena Gómez Rangel |
REST. MESON DEL CUCHICUTE Y RODEO | Luz Marina Gómez Neira |
RETRATOS FOTOGRAFIA DIGITAL | Jorge Luis Peñaloza Sánchez |
RINCON Y RINCON CIA LTDA | Gustavo Rincón Gómez |
RIVANO CUEROS AL VEGETAL | Fabio Enrique Corzo Ortiz |
RODRIGUEZ LESMES Y CIA LTDA | Edgar Orlando Lesmes Rodriguez |
SAN GIL SONREIR S.A. | Edgar Rodriguez González |
SAN GIL.COM.CO | Gerardo Alberto Norato H. |
SEGUROS MAPFRE | Angela María Calderon Aparicio |
SERVITECA FULL LLANTAS | Samuel Galvis Meneses |
T.V. CABLE SAN GIL | Milton E. San Miguel M. |
VILLA TIENDA DE MARCAS ( san Gil) | Gustavo Villareal León |
YAMAHA | Mariluz Salamanca |
MOLINOS GUANENTA | Nelson González Perez |
SUPERIOR DE PINTURAS | José Alberto Bastilla Hernández |
TIENDA DE MODAS SCORPION | Blanca Georgina Corzo de V. |
ELECTRICOS EL CHURCO | Carlos Enrique Millan Martínez |
ELECTROBENSA | José Fernando Santos Nieves |
ELECTRODOMESTICOS EL HOGAR | Jairo Castillo Ortiz |
8.2 MODELO DE ENCUESTA
APLICADA POR: Grupo de Tecnología en Gestión Documental SENA San Gil
APLICADA A: Muestra empresas afiliadas a FENALCO San Gil
OBJETIVO: Diagnóstico de proceso de la gestión documental en las empresas afiliadas a FENALCO San Gil
PROYECTO FORMATIVO: BRINDAR ASESORIA EN LA IMPLEMENTACION Y DIVULGACION DE LA GESTION DOCUMENTAL DIRIGIDO A EMPRESAS ASOCIADAS EN GREMIOS DEL MUNICIPIO DE SAN GIL.
INDICACIONES:
· Preguntas cerradas
· Leer o escuchar cada pregunta, para dar una respuesta acertada que facilite la investigación
NOMBRE DE LA EMPRESA: _______________________________________________________
RESPONDIDA POR: _____________________________________________________________
CARGO: _____________________________________________
APLICADA POR: ____________________________________________
1. Cree usted que es importante el manejo adecuado y la gestión documental para los procesos de gestión de calidad, imagen, prestigio, organización y evidencia para la empresa?
a. SI______
b. NO_____
2. Considera que debe haber una (s) persona (s) exclusivamente encargada y responsable del archivo?
a. SI_______
b. NO______
3. Quién administra el archivo en la empresa?
a. Secretaria______
b. Asistente ______
c. Funcionarios directivos______
d. Otro ______ cuál?____________
4. Considera que es importante la capacitación y formación del personal en el tema de la gestión documental?
a. SI_______
b. NO______
5. En la empresa conocen y aplican normas establecidas para la gestión documental:
a. SI_______ cuál? ________
b. NO______
6. El sistema y organización e identificación del material en archivo es:
a. Alfabético _______
b. Numérico_______
c. Alfanumérico_______
d. Temático_____
e. Otro? ______ Cuál?___________
7. En la empresa, cuáles de estos elementos y/o tecnologías se utilizan para la conservación de los documentos?
a. Carpetas _____
b. AZ _____
c. Archivos digitales ______
d. Microfilmación________
e. Otro? ______ Cuál?_____________
8. La empresa cuenta con un espacio establecido y suficiente para la organización y conservación de los documentos permitiendo su adecuado manejo?
a. SI _____ Cuál?_________
b. NO ____
9. Los documentos están expuestos a:
a. Luz _______
b. Humedad ______
c. Ventilación ______
d. Otro? ______ cuál?_______
10. A qué tipos de riesgos está expuesto el archivo?
a. Natural
b. Incendio
c. Robo
d. Otro? _______ Cuál? ______
11. Qué procedimientos aplican para controlar el riesgo al que expuesto el archivo?
a. Extinguidores__________
b. Termostato - control de temperatura __________
c. Control de plagas _______
d. Control de humedad________
e. Otro?_______ cuál?_______
12. En qué material están elaboradas las unidades de depósito de los archivos?
a. Madera
b. Metálico
c. Otro?_______ cuál?_______
13. La entidad cuenta con tablas de retención documental?
a. SI ________
b. NO ________
14. Existe un plan de prevención de desastres?
a. SI ________
b. NO _______
15. Cuál es el tiempo de duración de los archivos físicos y digitales dentro de la empresa?
a. 1 a 12 meses
b. 13 a 24 meses
c. 25 a 36 meses
d. otro _____ Cuál?______
16. Qué tipo de conservación maneja con los documentos de la empresa?
a. Microfilmación ________
b. Eliminación __________
c. Conservación total ______
d. Selección _______
e. Otro?________ Cuál?_______
FIRMA DEL ENCUESTADOR: ________________________________________
FIRMA DEL ENCUESTADO: _________________________________________
9.3 MODELO DE TABLA DE RETENCIÓN
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD | Código: GD-P-01-F-01 | ||||||||||||
Versión: 02 | |||||||||||||
Fecha: 01/10/2009 | |||||||||||||
OFICINA PRODUCTORA: | |||||||||||||
CÓDIGO | SERIES DOCUMENTALES | TIEMPO RETENCION | DISPOSICIÓN FINAL | PROCEDIMIENTOS | |||||||||
SERIE | Sub series y Tipos Documentales | ARCHIVO GESTIÓN | ARCHIVO CENTRAL | S | C.T. | M | E | ||||||
CONVENCIONES: | Fecha Aprobación | ||||||||||||
S | SELECCIONAR, DEPURAR | ||||||||||||
C.T. | CONSERVACIÓN TOTAL | ||||||||||||
M | MICROFILM, SCANEAR, ETC. | Presidente Comité Archivo | Jefe Dependencia | Jefe de Archivo Entidad | |||||||||
E | ELIMINACIÓN | ||||||||||||
10. BIBLIOGRAFÍA
LEY 594 DEL 2000.Ley general de archivo.
NOTI-FENALCO. Revista. San Gil.
ZAMBRANO PALLARES, Grezia. Líder en procesos documentales .SENA. San Gil
